«Наука и жизнь», так можно описать чувства бухгалтера, ведущего учет ГСМ по топливным талонам. Реалии практического учета очень трудно вписываются в нормативные требования.
Поставщик, как правило, только по окончании месяца представляет документы на сумму выкупленного топлива, то есть 31-м числом получаем документы, а забираем бензин ежедневно. Происходит разрыв во времени между представлением документов от топливной организации и моментом заправки автотранспортного средства.
На практическом примере с проводками рассмотрим наиболее корректный способ бухгалтерского учета ГСМ с использованием топливных карт.
Пример
Допустим, ООО «Счастливый шанс» заключило договор на заправку топливом по смарт-картам. С расчетного счета в августе 2016 года произведена предоплата за смарт-карты и бензин. Топливные карты изготовлены, проданы по конкретной цене за штуку и переданы в собственность компании по товарной накладной (форма ТОРГ-12) в сентябре 2016 года с выделенным НДС. НДС предъявлен по счету-фактуре, не имеющей дефектов заполнения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в этом же месяце водителю автомобиля, о чем в журнале учета выданных топливных карт сделана запись. В компании имеется утвержденный бланк путевого листа и нормы расхода бензина в производственных целях. В течение сентября был произведен отпуск бензина с заправочных автостанций в бак служебной машины. В конце месяца водитель предоставил путевые листы и чеки с автозаправочных станций.
Топливной компанией предоставлены услуги личного кабинета ООО «Счастливый шанс». По требованию компании в конце сентября 2016 года предоставлен реестр операций. В начале октября 2016 года в компанию поступили товарная накладная на бензин и счет-фактура, датированные сентябрем 2016 года. Претензий к правильности оформления нет.
Дополнительная информация по примеру:
1. Компания находится на общем режиме налогообложения. Автомобиль является собственностью компании и используется для служебных поездок.
2. Учетной политикой в целях бухгалтерского учета и в соответствии с рабочим планом счетов:
- Топливо принимается к учету на счет 10, субсчет 10.03;
- Фактическая себестоимость формируется на счете 10 «Материалы»;
- Топливные карты отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по ценам поставщика, в противном случае по условной цене 1 шт. — 1 руб.;
- При выбытии материалы оцениваются по средней себестоимости;
- Транспортно-заготовительные расходы непосредственно включаются в фактическую себестоимость материалов;
- При приобретении топлива имеется специфика дополнительных складов и названий.
3. Учетной политикой в целях налогового учета:
- Затраты на приобретение топливных карт отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
- Затраты по топливу в пределах норм отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
- Затраты по топливу сверх норм отражаются во внереализационных расходах, не принимаемых в целях налогообложения прибыли.
Решение примера. Действия бухгалтера по учету ГСМ
Действия бухгалтера можно представить в виде следующего алгоритма:
1.Топливо приходуется в конце месяца, когда поступает от поставщика счет-фактура, акт приема-передачи топлива и отчет по карте (детализация).
Когда документы приходят с опозданием, можно воспользоваться информацией личного кабинета, который открывает топливная компания. Топливо учитывается на счете 10, субсчет 10.03 «Топливо». В детализированном отчете видим следующую информацию:
- Номер топливной карты;
- Дату и место заправки;
- Количество приобретенного топлива;
- Марку топлива;
- Стоимость топлива;
- Остаток по топливной карте на конец месяца.
Проводка по приходу топлива формируется последним днем месяца.
Есть маленький нюанс. ТМЦ должны приходовать на склад. На какой? На стационарный склад топливо в любом случае не попадает. Выходим из положения так: придумываем название склада и заполняем позицию склад как «лицевой счет в резервуаре в …»(наименование поставщика топлива). Чтобы налоговые органы не считали услуги по хранению безвозмездными, оговорите как-то этот момент в договоре или в дополнительном соглашении. Это важно. Это просто технический прием.
2. На основании детализации поставщика (отчета) делается перемещение со склада (смотрите пункт выше) в бак конкретной машины. То есть теперь склад будет иметь наименование «Бак машины №..».
Перемещение делается тоже последним днем месяца, несмотря на то, что датой поставки считается дата выборки топлива. Момент перехода права собственности на горючее – это момент заправки в баки. Но бухгалтер не может организовать приход этой датой, так как приход будет раньше, чем дата выставленных документов. Кроме того, не может поставить на учет НДС по приобретенному топливу. Судьба НДС — следовать за приобретенными ценностями. Но документ с выделенной суммой НДС поступит в конце месяца. Поэтому приходится использовать такой прием.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
3. Данные детализации сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС. Обязательно требуйте от водителей прикрепления чеков с автозаправочных станций к путевым листам.
4. Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов. В путевом листе по каждой конкретной машине указывается норматив топлива и фактический расход. Списывается топливо последним числом месяца по каждой машине через документ Накладная-требование. Удобно предварительно сделать ведомость в виде таблицы Excel. Итоги удобнее оформить бухгалтерской справкой.
5. Контроль. Остаток топлива на конец месяца по складу «Бак конкретной машины» должен сходиться с остатком в последнем путевом листе данной машины.
6. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2. Его можно вычислить, если будет по каждой конкретной машине указываться в путевом листе норматив топлива и фактический расход.
Сформируем проводки в таблице. Обращаем внимание, что проводки составлены для режима ОСНО. Для предприятий на УСН порядок работы с НДС другой:
| № п/п | Дебет | Кредит | Факт хозяйственной жизни | Документ-основание |
| 1. | 60.02 | 51 | Перечислена предоплата поставщику за изготовление топливных карт | Выписка от августа 2016г. |
| 2. | 60.02 | 51 | Перечислена предоплата поставщику за топливо разных видов | Выписка от августа 2016г., Договор поставки топлива |
| 3. | 26 | 60.01 | Учтены услуги по изготовлению топливных карт как расходы, связанные с обычным видом деятельности (п.5 ПБУ 10/99) | Акт приема-передачи топливных карт. Обычно дают товарную накладную (форма № ТОРГ-12).Сентябрь 2016г. |
| 4. | 19.04 | 60.01 | Учтен предъявленный НДС по услугам | Счет-фактура от сентября 2016г. |
| 5. | 68.02 | 19.04 | Счет-фактура, Книга покупок сентябрь 2016г. | |
| 6. | 60.01 | 60.02 | Зачтен аванс при расчетах за топливные карты | Акт приема-передачи топливных карт или Накладная. сентябрь 2016г. |
| 7. | 10.03 (лицевой счет в резервуаре) | 60.01 | Принято к учету топливо, полученное по топливным картам. Определитесь со складом исходя из реалий и договора | Договор поставки ГСМ, Товарная накладная; Отчет по карте или реестр операции. Дату прихода вынуждены делать 30.09.2016г. |
| 8. | 19.03 | 60.01 | Учтен предъявленный НДС по топливу | Счет-фактура от 30.09.2016г. |
| 9. | 68.02 | 19.03 | Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ | Счет-фактура, Книга покупок 30.09.2016г. |
| 10. | 60.01 | 60.02 | Зачтен аванс при расчетах за топливо | Акт приема-передачи топливных карт или Накладная 30.09.2016г. |
| 11. | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Приняты к учету на забалансовый счет топливные карты в условной оценке (если передаются бесплатно) или по стоимости приобретения. В примере по стоимости в товарной накладной. | Акт приема-сдачи, накладная. сентябрь 2016г. | |
| 12. | 006 «Топливные карты у сотрудников» в разрезе мест хранения или ответственных за их хранение | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Выданы сотрудникам топливные карты (по условию примера — в сентябре) | Журнал в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем |
| 13. | 006 «Топливные карты у сотрудников» | Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в компании | Оправдательные первичные документы путем изменения ответственного лица (или) места хранения | |
| 14. | 006 «Топливные карты у МОЛ» | Списание топливных карт с учета у материально-ответственного лица | В случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией | |
| 15. | 10.03 склад (бак машины №) | 10.03 склад (лицевой счет в резервуаре) | Внутреннее перемещение топлива в баки автотранспортных средств | Отчет топливной компании по карте, предоставленный в конце месяца. Чеки водителей, если не потеряны. 30.09.2016г. |
| 16. | 20,26,46 | 10.03 | Списано израсходованное топливо по каждой машине | Путевой лист, бухгалтерская справка, Требование-накладная 30.09.2016г. |
| 17. | 91.2 | 10.03 | Списан расход топлива выше норм. К налоговому учету не принимается | Бухгалтерская справка 30.09.2016г. |
Приведем несколько пояснений к проводкам.
Проводка №3 . Согласно ПБУ 5/01 все затраты, связанные с приобретением МПЗ включаются в их фактическую стоимость, по которой МПЗ принимаются к учету. Однако многоразовые топливные карты невозможно соотнести с какой-либо определенной партией приобретаемого топлива. Поэтому принимаем решение списать стоимость топливных карт на расходы, связанные с обычным видом деятельности.
Для отражения этой суммы по налоговому учету в учетной политике закрепляется, к какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. По НК РФ данный расход может быть отражен как:
- Материальные расходы;
- Расходы на содержание служебного транспорта;
- Прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Существует несколько позиций о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты и как организовать контроль за их сохранностью и движением. Но они не совсем корректны:
- Некоторые компании топливные карты учитывают на счете 10, по субсчету «Прочие материалы» в качестве объекта МПЗ, так как деловые партнеры дают товарную накладную. Но в соответствии 5/01, п.2 к МПЗ относятся активы, используемые организацией как средства или предметы труда, имеющие сами по себе ценность, что к топливным картам не относится.
- Карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. И с этой точки зрения их можно рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ. Поэтому некоторые учитывают на счете 50 по субсчету 50.03 «Денежные документы». Однако карта не имеет ни одного из признаков денежного документа: является документом многократного применения, ее можно пополнить, заблокировать, она не имеют номинальной стоимости. По сути она не является средством платежа.
- Проводка Дт 71 Кт 50.1 при выдаче топливной карты водителю так же будет некорректна, так как денежные средства фактически работнику не выдаются.
Проводка №5. НДС по картам принимается к вычету, когда выполнены 3 условия:
- Карта принята на учет;
- Имеется правильно оформленный счет-фактура;
- Карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.
Проводка №7. В целях налогового учета расходы на топливо признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся либо к материальным расходам, либо к расходам на содержание служебного транспорта. Поэтому сделайте свой выбор в пользу нужного варианта и закрепите его в Учетной политике по налоговому учету.
Помните о том, что для уменьшения налогооблагаемой прибыли расходы согласно нормам ст. 252 НК должны быть:
- Экономически обоснованными, то есть находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива или обычаев делового оборота;
- Документально подтвержденными;
- Производиться для деятельности, направленной на получение дохода.
Проводка №9. НДС по топливу можно принять к вычету, когда:
- Топливо принято на учет;
- Имеется счет-фактура, заполненный в соответствии с нормами законодательства;
- Топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.
Проводка №11. Есть разные мнения о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты. Утвержденного бухгалтерского порядка учета топливных карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.
Топливная карта является своего рода носителем информации, так как карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Фактически топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов. А раз так, то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей, наиболее целесообразно организовать учет карт на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Однако, это не означает того, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Просто данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах. Учет карт и бланков должен вестись раздельно.
Для ясности в этом вопросе нужный вариант учета топливных карт закрепляется в Учетной политике. Учет может вестись как в условной оценке (один бланк-один рубль), если по условиям договора топливные карты передаются бесплатно, так и за плату — по стоимости приобретения.
Рекомендации по учету ГСМ и работе с топливными картами
Позаботьтесь о следующем:
1. О наличии Учетной политики и рабочего Плана счетов, где присутствует счет и субсчет, на котором учитывается топливо и топливные карты. Если топливные карты отражаются на забалансовом счете, то укажите на каком именно и заявите также в рабочем плане.
2. В Учетной политике для целей бухгалтерского учета нужно проверить наличие пунктов:
- По какой стоимости поступают на учет ГСМ и по какой стоимости списываются, выберите один из вариантов, предложенных в законодательстве;
- О способе учета транспортно-заготовительных расходов по материалам;
- О порядке учета топливных карт, как ставить на баланс;
- Об организации контроля за сохранностью. Целесообразнее утвердить форму специального журнала по учету топливных карт;
- По описанию специфики работы со складами в части топлива. Как называются склады, на которые приходуется топливо (у вас же нет цистерн).
- О том, что не применяете ПБУ 18/02, если организация относится к малым и применяется общий режим налогообложения.
3. В Учетной политике в целях налогового учета определиться с расходами по:
- Топливным картам — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, или прочие расходы, связанные с производством и реализацией;
- По топливу в пределах норм — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта;
- По топливу сверх норм.
4. В части документооборота. Приложить бланк того путевого лица, с которым будете работать. При этом можно разработать и утвердить свой.
5. Утвердите нормы расхода топлива отдельным приказом, чтобы избежать проблем с обоснованностью расходов на ГСМ. Ориентируйтесь на нормативы Минтранса. Эти нормативы содержатся в распоряжении Минтранса от 14.03.2008г. №АМ-23-р.
6. Контролировать перерасход топлива по каждой машине, указывая в путевом листе норматив топлива и фактический расход топлива по каждой конкретной машине. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2.
7. Для контроля за платежными картами заведите специально разработанный журнал учета поступления топливных карт, перемещения, выдачи и списания. Форма такого журнала утверждается в учетной политике. Обычно он содержит следующие данные: дата получения карты сотрудником, дата возвращения, марку машины, государственный регистрационный номер машины, ФИО и подпись водителя машины.
9. Для удобства учета списания расхода по путевым листам разработайте ведомость-таблицу в Excel, внутреннюю аналитическую таблицу.
Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.
Понятие ГСМ
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.
О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
- «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
- Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .
Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .
На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .
О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .
Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):
- по средней себестоимости;
- по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).
В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.
1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.
Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:
- В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
- ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.
ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.
На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.
Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.
В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).
О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .
Пример списания ГСМ по путевым листам
Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.
ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.
При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.
Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.
В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.
Учет ГСМ
при поступлении
|
Сумма, руб. |
Операция (документ) |
||
|
Оприходован бензин (ТОРГ-12) |
|||
|
Отражен НДС (счет-фактура) |
Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.
Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту
В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.
Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.
Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.
Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам
В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.
В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:
Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где: Q н — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).
По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.
По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).
Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л
Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.
Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.
Итоги
ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.
С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.
После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.
Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.
Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.
Организации, которым по роду своей деятельности необходим транспорт, неизбежно сталкиваются с расходами на приобретение горюче-смазочных материалов. Как правильно и легко организовать учет топлива и избежать выдачи денежных средств на него в подотчет?
Ответом на это вопрос является приобретение топливных карт. Они позволяют контролировать, где, сколько, когда, по какой цене, и на какую сумму приобретались ГСМ. Спрос на них растет, поэтому организации все чаще сталкиваются с необходимостью правильно организовать учет топливных карт.
Что такое топливная карта?
Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) топливной компании или АЗС является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов. Она не является платежным средством, а представляет собой средство строгой отчетности, которое позволяет ее держателю получить определенное количество товара (ГСМ).
Топливные карты бывают:
— нелимитированные – на карту вносится определенное количество топлива, которое может быть получено покупателем без ограничений, в том объеме, которое оно есть на карте;
— лимитированные – также на карту вносится определенное количество топлива, однако на день или месяц устанавливаются лимиты расхода.
Для изменения лимитов карта переформатируется путем подачи заявки в офис поставщика топлива, в котором указываются новые величины лимитов.
Как получить карту?
Обычно техническое обеспечение расчетов с помощью топливных карт производит процессинговый центр, который является центральным пунктом сбора информации по всем карточным терминалам АЗС.
Для приобретения топливных карт необходимо подать заявку и заключить договор с процессинговым центом на поставку топлива. В приложении к договору будет приведен список АЗС, на которых действует карта. При передаче карты составляется товарная накладная (форма № ТОРГ-12).
По договору поставка ГСМ производится путем его выборки на автозаправочной станции поставщика. Выборку топлива можно начинать с даты получения карты, а датой поставки считается дата выборки топлива.
Таким образом, денежные средства, переданные компании-поставщику, являются предоплатой на определенный объем топлива. Момент перехода права собственности на горючее – момент заправки. Согласно договору, поставщик может предупреждать покупателя, когда на карте (фактически – на лицевом счете покупателя) остается предельно-допустимый остаток.
Топливная карта может передаваться покупателю за плату или же бесплатно на условиях возвратности. Это определяется в договоре.
Учет самой топливной карты
Поговорим о том, как ведется учет топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ). Топливные карты, приобретенные за плату, можно принять к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 2, 5 ПБУ 5/01). Эти фактические затраты относятся к расходам по приобретению сырья, товаров, материалов и др. МПЗ и являются расходами по обычным видам деятельности.
Стоимость топливных карт можно учесть на счете 10.6 «Прочие материалы», основание – товарная накладная. На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива. При этом делаются следующие проводки:
Дебет 60 – Кредит 51 – перечислена оплата за изготовление топливной карты (основание – выписка банка)
Дебет 10 – Кредит 60 – карта отражена в составе МПЗ (основание – товарная накладная, договор на поставку ГСМ)
Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по карте (основание – счет-фактура)
Дебет 68 – Кредит 19 – НДС к вычету (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)
Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10 – стоимость карты списана в расходы (основание – бухгалтерская справка).
Учет выдачи топливных карт
Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но за движением карт все-таки следует организовать контроль. Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит:
— дата получения карты сотрудником;
— дата возвращения;
— марка машины;
— государственный регистрационный номер машины;
— ФИО и подпись водителя машины.
Налогообложение расходов на приобретение карты
В учетной политике закрепляется, по какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. Этом могут быть материальные расходы, расходы на содержание служебного транспорта, прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
НДС по картам принимается к вычету, когда:
— карта принята на учет;
— имеется счет-фактура;
— карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.
Бухгалтерский учет расходов на топливо
Информация с карточных терминалов для обработки передается в процессинговый центр. Сведения обрабатываются, и на их основе поставщик топлива по состоянию на последнее число каждого месяца передает покупателю:
— товарную накладную на топливо;
— счет-фактуру;
— акт сверки взаимных расчетов;
— ежемесячный реестр (отчет) операций по картам.
В документах отражается количество фактически приобретенного топлива. Эти данные сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС.
Товарная накладная и реестр операций служат основанием для принятия топлива на учет по субсчету 10-3 «Топливо». Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов.
Бухгалтерские проводки по расчетам за топливо будут иметь вид:
Дебет 60.2 – Кредит 51 – перечислена предоплата за топливо (основание – выписка банка)
Дебет 10.3 – Кредит 60.1 – принято к учету топливо, полученное по топливной карте (основание – договор поставки ГСМ, отчет и товарная накладная поставщика)
Дебет 19 – Кредит 60.1 – учтен НДС (основание – счет-фактура)
Дебет 68 – Кредит 19 – учтен НДС (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)
Дебет 60.1 – Кредит 60.2 – зачет предоплаты (основание – бухгалтерская справка, акт сверки взаимных расчетов)
Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10.3 – списана стоимость израсходованного топлива (основание – бухгалтерская справка, путевой лист).
Налогообложение расходов на топливо
Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК):
— быть экономически обоснованными (т.е. находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива);
— документально подтвержденными;
— производиться для деятельности, направленной на получение дохода.
НДС по топливу можно принять к вычету, когда
— топливо принято на учет;
— имеется счет-фактура;
— топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.
Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.
Во-вторых, в конце месяца покупатель получает полный пакет документов, чтобы принять к учету топливо, учесть его в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.
О том, как заполнять путевые листы, . А информацию о том, как нормируются расходы на топливо, . Если вы на УСН, то об учете расходов на топливо .
А как относитесь вы к возможностям расчетов по таким картам? А может, вы уже их используете? Насколько это удобно для вас? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.
А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.
Что такое топливная карта?
Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.
Виды карт:
- лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
- нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).
Также карты бывают:
- литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
- денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).
Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).
Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.
Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.
Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами
Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:
- На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
- В Учетной политике должны иметься следующие пункты:
- о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
- о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
- о способе постановки карт на баланс;
- об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
- о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
- о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.
- В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:
- ГСМ, израсходованным сверх нормы.
- ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
- Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).
- Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
- Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
- Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
- Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:
- даты выдачи карты водителю;
- инициалы водителя и его личная подпись;
- дата возвращения карты в бухгалтерию;
- марки заправляемого автомобиля;
- гос. регистрационного номера авто.
- Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
- Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).
Бухгалтерские проводки
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки | 60 | 51 |
| Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива | 10 | 60 |
| Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок | 68 | 19 |
| Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки | 20, 26, 44 | 10 |
Бухгалтерский учет выдачи топливной карты
Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно. Получение работником карты на руки не должно отражаться в бухгалтерском учете.
Бухгалтерский учет расходов на топливо
Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте. Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты:
- счет-фактуру,
- товарную накладную,
- акт сверки взаимных расчетов,
- ежемесячный отчет по операциям.
В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.
Бухгалтерские проводки
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка | 60.2 | 51 |
| Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной | 10.3 | 60.1 |
| Учтен НДС на основании счета-фактуры | 19 | 60.1 |
| Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок | 68 | 19 |
| Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов | 60.1 | 60.2 |
| Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов | 20, 26, 44 | 10.3 |
Налогообложение расходов на приобретение карты
НДС с покупки карт может быть принят к вычету:
- после принятия карт на учет,
- после получения счета-фактуры,
- если карты куплены для осуществления облагаемых НДС операций.
Налогообложение расходов на топливо
Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:
- обосновать расходы (затраты должны находиться в рамках норм),
- представить документы, подтверждающие затраты,
- доказать, что топливо покупалось с целью извлечения дохода.
Бухгалтерские проводки по списанию топлива
Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).
Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений
Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:
- Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
- Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.
19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Стоимость |
| Отражена стоимость купленных топливных карт | ● 120105510 | ● 1302022730 | 60 тыс. руб. |
| Отражена стоимость карт, выданных водителям | 120822560 | 120105610 | 60 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой | 110503340 | 120822660 | 6 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой | 110503340 | 120822660 | 5450 руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы | 140101222 (или 140101272) | 110503440 | 6 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия | 110601310 | 110503440 | 5450 руб. |
Расчет количества топлива
По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:
ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ ,
ТС – топливо на списание (в литрах),
ОТВ – остатки топлива при выезде машины,
ТБ – топливо в баке машины,
ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.
Пример учета ГСМ по топливным картам
| Операция | Сумма (руб.) | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Выдана предоплата топливной компании за бензин | 11 800 (за 1 тыс. л.) | 60-2 | 51 |
| Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка) | 118 | 60-1 | 51 |
| Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ) | – | 10-3 | 60 |
| Учтен НДС (по счету-фактуре) | 18 | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок) | 18 | 68 | 19 |
| На последний день месяца | |||
| Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС) | 9900 (990 л * (11,8 – 1,8)) | 10-3 | 60-1 |
| Учтен НДС от затрат на бензин | 1782 | 19 | 60-1 |
| Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика) | 11682 | 60-1 | 60-2 |
| Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре) | 1782 | 68 | 19 |
| Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу) | 9700 | 20 (23, 26, 29, 44) | 10-3 |
Законодательные акты по теме
Законодательные акты представлены следующими документами:
| п. 5, 6 ПБУ 5/01 | О порядке оприходования ГСМ |
| ст. 223 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты |
| ст. 458 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто) |
| п. 1 ст. 172 НК РФ | О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика |
| Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” | О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей |
| Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) | О нормах расхода топлива |
| п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) | Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ |
| п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,
п. 1 ст. 252 НК РФ | О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ |
Типичные ошибки
Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.
У компаний, в работе которых задействован транспорт, есть отдельная статья расходов, связанная с покупкой нефтепродуктов. Приобретение горючего (далее ГСМ) может быть осуществлено за деньги, путем безналичного перечисления либо посредством списания литров с топливной карты.
Смарт-карта позволяет осуществлять контроль над тем, в какое время, в каком терминале, по какой стоимости и какой литраж ГСМ был куплен. Эти пластиковые карточки пользуются хорошим спросом. Поэтому вопрос, как грамотно организовать учет топливных карт, так же закономерен, как и вопрос .
Что представляет собой топливная карта?
Раньше у компаний и физических лиц в обиходе были топливные талоны, которые позволяли осуществлять контроль над расходом горючего. Они имели следующие особенности:
- отличались конкретным лимитом ГСМ;
- при заправке авто производилось списание литров топлива;
- отражался невостребованный остаток бензина.
Сегодня талоны используются для разовой заправки авто. На смену им пришли более продвинутые – топливные карточки с вшитым микропроцессором. Чип содержит информацию о лимите средств, предназначенных для покупки ГСМ и дополнительных услуг на автозаправках, а также сведения о топливном ассортименте и услугах, оказываемых поставщиком.
Топливная карта удобна тем, что:
- ее чип хранит данные о расходовании ГСМ в электронном виде;
- позволяет в любое время узнать остаток и время заправки топлива;
- доступна к оформлению физическим лицам и организациям;
- ускоряет процесс обслуживания на автозаправках;
- позволяет сэкономить за счет скидок, действующих при оформлении крупного лимита;
- дает возможность избежать лишней бумажной волокиты при отчете перед начальством;
- упрощает бухучет (все сведения содержатся в личном кабинете хозяина карты).
Справка: работу бухгалтера упрощает и то, что ему не нужно отражать в бухучете выдачу карт ГСМ и делать проводки денежных средств, которые по факту не выдаются.
Виды карт
По формату ограничений различают два вида пластиковых карт:
- Нелимитированная – владелец карты не ограничен временными рамками и может расходовать весь объем топлива по своему усмирению. Покупатель имеет возможность ограничить слив ГСМ суточным либо месячным лимитом, подав соответствующую заявку. Когда оплаченный объем топлива заканчивается, работа карты временно прекращается.
- Лимитированная – покупатель вправе расходовать средства (количество литров), объем которых не превышает установленного предела за сутки либо за месяц. При желании внести изменения необходимо подать заявку в утвержденной форме поставщику горючего, и тогда карта будет переформатирована. К примеру, лимит – 20 л горючего марки АИ-95 в сутки. В данном случае покупатель может расходовать не более 20 л топлива с 00:00 до 24:00 за раз либо за несколько заправок. Выкупленный объем ГСМ уменьшается на сумму списанных литров. Каждые новые сутки дают держателю карты возможность заправиться бензином в рамках лимита.
По признаку учетной единицы выделяют следующие виды карт:
- Литровые – приобретается конкретный литраж топлива, выдача которого не зависит от стоимости горючего, установленной на дату заправки.
- Денежные – на баланс смарт-карты зачисляются средства, и ГСМ выдаются по рыночной цене, актуальной на момент запроса, в пределах суммы, доступной к списанию.
Важно: смарт-карта – не средство платежа, а своего рода хранилище горючего в литрах, оплаченных компанией. Так, фирма-покупатель перечисляет деньги на расчетный счет фирмы-продавца (топливной компании) и уточняет в назначении платежа номер карты с чипом, куда впоследствии зачисляются выкупленные литры бензина. Топливная карта дает держателю право заправляться по ней на станции поставщика, выпустившего пластик, и на партнерских автозаправках.
На стоимость бензина, затребованного водителем, выдается чек, где указаны номер карты, дата и время выдачи горючего, номер терминала, вид и объем приобретенного бензина, а также цена. Но по сути это не кассовый чек, поскольку при отпуске ГСМ оплата не поступает.
По итогам месяца топливная компания предоставляет счет-фактуру, накладную на товар и отчет за пройденный месяц, где указывает номер карточки, дату, время, терминал АЗС, объем отпущенного бензина, его марку и цену, а также доступный остаток по смарт-карте.
Учет смарт-карты
Пластиковая карта обычно закрепляется за определенным работником. Для ведения контроля следует обзавестись журналом учета приема и выдачи карт. Ввиду отсутствия единого образца форма ведомости утверждается каждой организацией в индивидуальном порядке.
Основные графы, которые могут быть присутствовать в журнале:
- модель и госномер автотранспорта, который вверен водителю и по совместительству — держателю карты;
- ФИО работника и его подпись;
- дата передачи карты сотруднику лично в руки;
- дата возврата карточки водителем.
Порядок выдачи и возврата карты нигде не закреплены. То есть начальство может обязать работника сдавать ее каждый день после смены, либо когда того требуют сложившиеся обстоятельства (в случае увольнения, ухода в отпуск и т.д.). Составление авансовых отчетов при расчетах за горючее необязательно.
Бухгалтерские проводки
Важно: порядок учета карт зависит от договоренности с топливной компанией.
Бесплатное владение . В учет бухгалтеры заносятся лишь те безвозмездно принятые активы, которые в будущем можно продать с целью извлечения дохода. А поскольку чиповая карта закреплена за конкретной организацией и ее продажа невозможна, то информация о ней не отражается в системе учета доходов и расходов на предприятии.
Получение на условиях возврата . Фирма-покупатель должна перевести поставщику залог за карту. Когда срок использования пластика закончится, организация вернет его обратно, а топливная компания осуществит возврат уплаченной ей стоимости карточки. Поскольку карта ГСМ – это собственность поставщика, то данный актив следует учитывать отдельно от имущества, принадлежащего фирме-покупателю (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете вверенный документ необходимо перенести на внебалансовый счет в денежных единицах. В отношении чиповых карт разрешается открыть субсчет, к примеру 015 «Топливные карты».
Процедуры приема и оплата карты ГСМ должны быть отражены в бухучете в виде проводок — дебетов и кредитов (далее Д и К):
- Д 60 К 51 – оплачена стоимость залога за карту.
- Д 009 – проведена сумма залога.
- Д 015 «Топливные карты» — карта учтена на балансе фирмы.
При осуществлении возврата фирме-собственнику:
- Д 51 К 60 – получена сумма задатка за карту.
- К 009 – списана стоимость залога.
- К 015 «Топливные карты» — карта снята с внебалансового учета.
Покупка топливной карты . В данном случае цену пластика (без учета налога) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99), и отметить его отдельно на счете 19 «НДС по полученным ценностям», а стоимость чиповой карточки — на внебалансовом счете (015 «Топливные карты»).
Бухгалтеру необходимо сделать следующие проводки:
- Д 60 К 51 – оплата карты.
- Д 20 (23, 26, 44…) К 60 – списание стоимости смарт-карты на расходы.
- Д 19 К 60 – учет НДС.
- Д 015 «Топливные карты» — учет пластиковой карты.
- Д 68 субсчет «Расчеты по НДС» К 19 – принятие к вычету НДС по стоимости горючего.
Важно: «умная» карта выдается сотруднику, который впоследствии получает по ней начисленные литры топлива. Данная операция не подтверждается дебетом/кредитом, поскольку работник не получает финансовые средства на руки. Использовать в данном случае счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — значит, нарушать отчетность.
Учет горючего ведется на счете 10 «Материалы», субсчете 10.3 «Топливо». Все манипуляции также подтверждаются документами. Затраты рассчитываются согласно путевым листам, переданным ответственным лицом, и отчетам, предоставленным системой.
Подводим итоги
Ведение топливных карт позволяет осуществлять контроль над расходом горючего и существенно упрощает работу бухгалтера.
Документы, предоставляемые компанией-поставщиком каждый месяц: счет фактура, отчет по операциям, акт приемки-передачи, способствуют быстрому оформлению бухгалтерской отчетности.
